Die 6 wichtigsten Social Media Guidelines für Mitarbeiter

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Das Social Media Marketing wird von vielen Mitarbeitern durchgeführt, um dafür zu sorgen, dass die Kommunikation im Web funktioniert und zielgerichtet ist, sollten Sie folgende sechs Punkte in den Social Media Guidelines erfassen.

Tipps und Tricks zur Einführung von Social Media
im Unternehmen finden Sie in diesem Buch.

1. Ziele und das Ergebnis klarstellen

Machen Sie klar, warum Sie im Social Web aktiv sind und welche Ziele Sie verfolgen. Wenn Sie es nicht wissen, woher dann Ihre Mitarbeiter. Definieren Sie das Ergebnis und schaffen Sie die Rahmenbedingungen.

2. Geheime Informationen beschützen

Vertrauliche Informationen müssen geheim bleiben und über zukünftige Entwicklungen, Finanzen oder schwebende Kundenverträge darf nichts ins Web gelangen. Stellen Sie sicher, dass auch zufällige Veröffentlichungen vermieden werden, z.B. weil sich ein Mitarbeiter über Foursqare bei einem Neukunden eincheckt („Max M. checked in @ Google Headquarter“) – clevere Konkurrenten sehen so etwas.

3. Keine persönlichen Angriffe und die Netiquette beachten

Wenn Mitarbeiter für das Unternehmen bloggen, kommentieren und zwitschern, dann sollten Sie auf keinen Fall schlecht über andere Kollegen, Vorgesetzte, Kunden oder Partner sprechen. Im Verlauf von Online-Diskussionen mit einzelnen Kontakten passieren solche Fehler schnell und können sehr schädlich sein.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern Hilfestellung bei der „Netiquette“ mit auf dem Weg, damit Sie geteilte Informationen mit dem Urheber verlinken und sich dem Regelwerk des Netzes anpassen.

4. Trennen Sie Geschäftliches von Privatem

Nicht jeder private Blog muss als solcher gekennzeichnet sein, aber wenn eine Verwechslungsgefahr besteht, dann muss klar zwischen Mitarbeiteräußerung und Privatperson getrennt werden. Ein Verweis auf der jeweiligen Plattform, dem Profil oder im About-Teil ist sinnvoll. Außerdem sollten Mitarbeiter Social Media nur in den Pausen privat nutzen. Gerade wenn Social Media neu in Ihrem Unternehmen ist, müssen Sie den Mitarbeitern allerdings Zeit zugestehen, in denen Sie mit den neuen Tools probieren und „spielen“ können, vielleicht finden Sie dabei Wege, Ihre Arbeit noch besser zu machen.

5. Fördern Sie das Teamwork

Spielen Sie im Team. Ein Mitarbeiter, der eine Idee zu einem Beitrag für den Blog hat, sollte nicht zwangsläufig dazu verdonnert werden, diese Inhalte auch selbst zu erstellen. Bieten Sie Hilfestellungen und fördern Sie die Teamarbeit, denkbar wäre, dass der Mitarbeiter einzelne Punkte zusammenfasst und das Marketing-Team daraus einen fertigen Artikel erstellt. Schaffen Sie eine Umgebung, in der die Mitarbeiter Lust haben sich einzubringen und keine Angst, dass man Sie mit den neuen Aufgaben alleine lässt. Damit bauen Sie Reaktanzen ab und fördern das abteilungsübergreifende Zusammenspiel – kommunizieren Sie diese Denke.

6. Sprechen Sie menschlich und persönlich

Im Gegensatz zu vielen anderen Marketing-Aktivitäten hat Social Media einen gewissen Spaßfaktor, diesen darf man in der Kommunikation spüren. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie in einer normalen Sprache kommentieren und schreiben sollen. Es geht nicht darum sterile Botschaften heraus zu posaunen, sondern darum, sich mit Menschen auszutauschen.

Ihre Guidelines sollten auf zwei A4 Seiten passen und gemeinsam mit den Unternehmensrichtlinien an die Mitarbeiter ausgehändigt werden. Passen Sie die Richtlinien im Laufe der Zeit an und überlegen Sie schon vorab, ob Sie spezielle Einschränkung aufgrund Ihres Geschäftsmodells brauchen. Wenn die Mitarbeiter die Richtlinien in einem Workshop gemeinsam erstellen, fördern Sie deren Akzeptanz (Social Media Engagement funktioniert am besten Buttom-up).

Fast ein Jahr später…

(Update 21.04.2011) Neue Mitarbeiter sind im Unternehmen angekommen. Sie haben nicht an den Guidelines mitgearbeitet – doch wer holt diese Mitarbeiter ab?

Weisen Sie Neulinge gleich zu Beginn ihrer Tätigkeit auf die Richtlinien hin, dann gibt es später keine bösen Überraschungen. Wenn die Guidelines gleich zum Start schriftlich oder digital ausgegeben werden, sorgen Sie für Klarheit vom ersten Tag.

Tipp: Die Old-Boy (und Girls) ab mittlerem Management könnten Sie belächeln, wenn Sie Ihnen mit Social-irgendwas kommen. Denken Sie an Punkt 1. Mit dem Verständnis wächst die Akzeptanz.

Nutzen Sie zudem die ersten Tage, um den „Neuen“ auch persönlich die Richtlinien aufzeigen. Das kann entweder in einem formellen Meeting oder bei einem Kaffee in der Kantine sein. Klar, dass ein 3-Mann-Unternehmen anders miteinander kommuniziert als ein Großkonzern.

Lassen Sie die Regeln nicht verstauben.

Ob die Guidelines im Unternehmens-Wiki oder Intranet landen ist egal, nur in den seltensten Fällen graben die Mitarbeiter das tote Papier wieder aus – vermutlich erst dann, wenn es zu spät ist. Bedenken Sie daher, dass nur, wenn Sie regelmäßig die Guidelines kommunizieren, diese gelebt werden können. PR, HR oder Marketing sollte sich einigen wer verantwortlich ist.

Weitere lesenswerte Beiträge und Unternehmensrichtlinien:
[pdf] BVDW – Social Media Richtlinien
40 Social Media Guidelines (Beispiele)

Buch-Tipp
Ich habe die englische Version von Tamar Weinbergs Buch (Original-Titel:The New Community Rules) als sehr gut empfunden. Die deutsche Übersetzung finden Sie hier.